Email perfetta: ecco alcuni piccoli accorgimenti

Email perfetta: ecco alcuni validi consigli!

Ormai fa parte della nostra quotidianità, e proprio per l’abitudine che abbiamo ad utilizzarla ne abbiamo banalizzato l’importanza.

Come tutte le comunicazioni è però opportuno aggiustare il “tuner” per renderla comprensibile ed efficace.

A volte sono troppo corte e poco chiare oppure troppo lunghe e noiose.

Capita poi di mandarle a tante persone e nel momento sbagliato.

Senza neanche chiederci se i vostri messaggi di posta elettronica riescono ad ottenere i risultati desiderati.

Come rendere un’email perfetta: cosa fare

1. Evitare di inviare i messaggi di posta elettronica solo per una necessità o un bisogno: i rapporti, di qualunque genere essi siano, si costruiscono anche con messaggi che dimostrano interesse per “la persona” e non solo per quello che vogliamo da lei.
2. Trascurare che c’è una Persona dall’altra parte della mail: è fondamentale rendere la “comunicazione friendly” dall’inizio alla fine, evitando di inviare solo messaggi diretti, che vanno subito al sodo.
3. Fare uso inadeguato della prima persona: l’attenzione deve essere focalizzata sul destinatario e sul motivo dell’email.
4. Mandare l’email nel momento giusto: è consigliabile prediligere la mattina per l’invio. Solo perché l’abbiamo scritta, non significa che si debba mandarla subito. Naturalmente ciò non vale se si ha un’urgenza: in tal caso si può mandare un messaggio veloce in tarda serata o nel weekend
5. Evitare di inviare l’email a più persone: personalizza l’email per il tuo destinatario, facendolo sentire importante e non uno tra tanti.
6. Evitare messaggi troppo lunghi e logorroici: email troppo lunghe corrono il rischio di non essere lette per intero. Prediligere un linguaggio piuttosto essenziale accompagnato da uno stile asciutto e snello.
7. Non utilizzare esclusivamente email: i rapporti, di qualunque genere essi siano, vanno coltivati ed è essenziale aggiungere umanità e coinvolgimento alle relazioni. L’uso dell’email dovrebbe essere integrata con altri strumenti che coinvolgano maggiormente le persone come video, chat, Skype, ecc.
8. Dimenticare di inserire una call to action, che inviti ad un’azione: rimandare al sito dell’azienda, ad una pagina in particolare, ai social network per incentivare il destinatario ad interagire con noi.

Coccola i destinatari delle tue email, segui questi piccoli consigli per inviare un’email perfetta 😉