Google Apps For Work: Produttività Elevata

Cloud e integrazione con Google Apps For Work

In un mondo velocissimo come quello attuale poter gestire in modo efficace ed efficiente la propria produttività consente di fare la differenza.

Esistono vari servizi Cloud ma quello che in Telemaco conosciamo meglio è senza dubbio quello di Google (il nostro status di Google Partner si vede in tutto!): il sistema Cloud Google Apps consente di dotare i team di lavoro di email personalizzata beneficiando di tutte le potenzialità offerte dal servizio di assistenza tecnica di Google (assistenza 24 ore al giorno, 7 giorni alla settimana) con ben 30 GB di spazio di archiviazione espandibile in caso di necessità.

Attraverso la logica Cloud si ha la libertà di lavorare ovunque in tutta sicurezza (grazie alla possibilità di attivare l’autenticazione a due passaggi tipica dei conti bancari online): è possibile creare, modificare e condividere file ovunque ci si trovi dal telefono, computer portatile, computer altrui  o tablet.

Tutti i dispositivi possono essere gestiti centralmente e i dati aziendali sono protetti con strumenti che offrono il controllo completo.

La suite completa dei prodotti consiste in:

• Gmail

• • Email aziendale ovunque: tablet, smartphone, PC;
  • Email sui dispositivi mobili, anche senza connessione: App potenti per iOS e Android che consentono di leggere e scrivere messaggi da dispositivi mobili o dal desktop, anche senza connessione Internet (saranno inviati non appena una connessione sarà disponibile);
  • Compatibile con l’interfaccia esistente: Gmail funziona perfettamente con client desktop come Microsoft Outlook, Apple Mail e Mozilla Thunderbird. Gli utenti di Outlook possono sincronizzare email, eventi e contatti da e verso Google Apps;
  • Garanzia di disponibilità del servizio del 99,9%, 0% di inattività pianificata: i servizi si basano sui server estremamente affidabili di Google ed essere attivi sempre, 24 ore al giorno, 7 giorni la settimana, 365 giorni l’anno. Backup automatici, protezione anti-spam e misure di sicurezza leader nel settore mantengono protetti i dati aziendali.

• Hangouts

1. • Incontrare i colleghi e i clienti faccia a faccia: è possibile collegati con le persone che sono il motore del business tramite video HD, chat di testo e chiamate vocali risparmiando tempo e spese di viaggio ma avendo comunque tutti i vantaggi di un incontro dal vivo;
   • Videoconferenze in HD con tutto il team: è possibile invitare fino a 15 persone, interne o esterne all’organizzazione. Lo schermo evidenzia automaticamente la persona che sta parlando e la disattivazione audio intelligente elimina il rumore di sottofondo.
   • Facile da utilizzare ovunque: tutto il team può partecipare allo stesso Hangout da desktop, portatile, tablet o telefono con la stessa facilità.
   • Condivisione schermo integrata: è possibile rivedere le ultime diapositive o presentare in remoto grazie alla facilità di condivisione dello schermo, oltre alla possibilità di inviare link utili grazie alla chat integrata.
   • Una piattaforma pubblica per mostrare il brand: è possibile trasmettere un Hangout in diretta aperto al pubblico per presentare un nuovo prodotto o fare un annuncio. La videoconferenza viene trasmessa in diretta streaming in HD ed è automaticamente salvata nel canale YouTube.
   • Integrato con Calendar, sempre a portata di clic: quando viene creata una riunione in Google Calendar, è possibile aggiungere automaticamente un Hangout così, quando la riunione inizia, basta un clic per partecipare.

• Calendar

1. • Calendari online integrati, progettati per i team: è possibile dedicare meno tempo alla pianificazione e più tempo alle attività con i calendari condivisibili che si integrano facilmente con Gmail, Drive, Contatti, Sites e Hangouts ed essere sempre al corrente sui prossimi eventi.
   • Pianificazione intelligente delle riunioni: è possibile pianificare velocemente gli eventi controllando la disponibilità dei colleghi o sovrapponendo i loro calendari in un’unica visualizzazione. Si possono condividere i calendari in modo che le persone riescano a vedere tutti i dettagli dell’evento o solo la disponibilità.
   • Accesso da computer portatile, tablet o telefono: è possibile viisualizzare e modificare la pianificazione da telefono o tablet nonché utilizzare le app ottimizzate per i dispositivi mobili o sincronizzati con il calendario incorporato nel telefono.
   • Pubblicazione di calendari sul Web: è possibile condividere eventi speciali con i clienti o far sapere la disponibilità pubblicando il calendario in pochi semplici passaggi. I calendari si possono inoltre integrare direttamente in Google Sites.
   • Facile migrazione dai sistemi precedenti: la migrazione del calendario aziendale da Exchange, Outlook o iCal oppure direttamente dai file .ics e .csv è immediata e intuitiva.
   • Verifica della disponibilità delle sale riunioni o risorse condivise: è possibile sfogliare e prenotare le sale riunioni, i proiettori o il altri asset aziendali dal calendario. È facile configurare le sale o le risorse condivise e aggiungerle agli eventi di Calendar.

• Google+ per l’azienda

1. • Un social network pensato per l’azienda: Google+ semplifica e velocizza la condivisione e la collaborazione con clienti e colleghi.
   • Unione di informazioni e opinioni: Google+ ha il pubblico perfetto per ogni domanda o idea. E’ possibile partecipare a una discussione in una community specifica oppure condividere una domanda con tutta l’organizzazione.
   • Filtrare i contenuti per selezionare ciò che interessa veramente: è possibile organizzare le connessioni sociali in modo personalizzato. I filtri permettono di ricevere notizie dalle persone che stimolano e condividere contenuti con chi è interessato alle proprie opinioni.
   • Integrato nel flusso di lavoro: Google+ si integra perfettamente con l’email, il calendario e i documenti per aiutare a lavorare in modo più intelligente. E’ possibile filtrare la posta in arrivo utilizzando le Cerchie o pubblicare un sondaggio per ricevere un riscontro immediato.
   • Protezione dei post grazie ai controlli della privacy: grazie ai controlli della privacy ottimizzati è possibile scegliere impostazioni predefinite per gruppi diversi, ad esempio un’impostazione per i collaboratori interni e un’altra per i fornitori esterni.
   • Foto e video danno vita alle conversazioni: Google+ è un ottimo modo per condividere l’ultimo video demo, screenshot, foto dei prodotti o qualsiasi altro contenuto multimediale di rilievo.
   • Condividere, collegare e interagire ovunque ci si trovi: l’app di Google+ per Android e iOS consente di condividere contenuti da ogni parte ci si trovi.

• Drive

1. • Archiviazione, sincronizzazione e condivisione di file con facilità: è possibile conservare tutto il lavoro in un’unica postazione sicura con l’archiviazione online dei file accedendo quando necessario da computer portatile, tablet o telefono.
   • Tutto lo spazio di archiviazione a disposizione: 30 GB di spazio di archiviazione per utente condiviso tra Drive e Gmail significa tantissimo spazio per i dati ma se non fosse sufficiente è possibile acquistare piani di archiviazione aggiuntivi senza limiti.
   • Sincronizzazione automatica dei file con il computer: è possibile sincronizzare alcuni o tutti i file in un’apposita cartella sul computer. Tutte le modifiche apportate localmente si riflettono automaticamente in Drive e viceversa.
   • Visualizzazione dei file senza dover acquistare/installare altro software: Drive consente di viisualizzare oltre 40 tra i formati di file più diffusi, tra cui video, immagini, documenti di Microsoft Office, fogli di lavoro e PDF.
   • Ricerca powered by Google: non servono più ricerche frenetiche per trovare un determinato documento poiché è sufficiente inserire qualche parola chiave per trovare il file in pochi secondi, anche se è un’immagine o un pdf di appunti scritti a mano.
   • Controlli di condivisione facili da gestire: è possibile mantienere privati i file e scegliere quando condividerli concedendo l’autorizzazione a scaricare, modificare, commentare o visualizzare i file evitando così di avere più versioni e dover unire file diversi.
   • Applicazioni di terze parti per potenziare Drive: è possibile lavorare direttamente da Drive con centinaia di applicazioni integrate, incluso DocuSign per le firme elettroniche, LucidCharts per i prototipi e Smartsheets per la gestione dei progetti.

• Documenti

1. • Elaborazione di testi per i team: è possibile creare e modificare documenti di testo direttamente nel browser, senza bisogno di un software dedicato. Più persone possono lavorare contemporaneamente e tutte le modifiche vengono salvate in modo automatico.
   • Commenti, chat e modifiche in tempo reale: è possibile lavorare su un unico documento con i membri del team o con persone esterne all’azienda vedendo le modifiche mentre gli altri le digitano, comunicando tramite la chat integrata e utilizzando i commenti per porre domande.
   • Funziona con tutti i tipi di file più comuni: è possibile importare i documenti per renderli modificabili istantaneamente, inclusi i file di Microsoftu00ae Word e i PDF e esportare il lavoro nei formati .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html.
   • Cronologia delle revisioni illimitata: è possibile tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti e annullale se necessario. Le versioni precedenti sono conservate a tempo indefinito e non influiscono sullo spazio di archiviazione disponibile.
   • Funziona su più dispositivi con o senza Internet: è possibile creare, modificare e condividere documenti da iPhone, iPad o Android. Utilizzare Chrome per Mac o PC per lavorare in Documenti anche offline.
   • Controlli di condivisione facili da gestire: è il proprietario del file a decidere chi ha accesso ai documenti e alle cartelle. Singoli utenti o gruppi possono ricevere l’autorizzazione per modificare, visualizzare o semplicemente aggiungere commenti.
   • Aumento della produttività con i componenti aggiuntivi di terze parti: è possibile ricercare argomenti, definire parole e inserire citazioni direttamente in Documenti. Le funzionalità di Documenti possono essere ampliate grazie ai componenti aggiuntivi integrati ed è possibile utilizzare la formattazione avanzata, la stampa unione e altro ancora.

• Fogli

1. • Fogli di lavoro online avanzati e veloci: è possibile crea fogli di lavoro nel browser, senza alcun software dedicato. E’ semplice lavorare su tutto, da elenchi di attività fino all’analisi dei dati con grafici, filtri e tabelle pivot.
   • Facilità di elaborazione dei dati: è possibile utilizzare le potenti funzioni e le formule dei fogli di lavoro per eseguire calcoli, con la possibilità di aggiungere grafici complessi, generare rapporti con tabelle pivot, includere filtri e altro ancora.
   • Funziona con tutti i tipi di file più comuni: è possibile importare e convertire i fogli di lavoro esistenti per renderli immediatamente modificabili, inclusi i file di Microsoft Excelu00ae nonché esportare Fogli nei formati .xlsx, .csv, .html, .ods, .pdf o .txt.
   • Funzionante da qualsiasi dispositivo: è possibile creare, modificare e condividere fogli di lavoro da telefono o tablet e lavorare in Fogli anche offline.
   • Commenti, chat e modifiche in tempo reale: singole persone o gruppi possono avere le autorizzazioni per modificare, visualizzare o aggiungere commenti ai fogli di lavoro. E’ possibile lavorare contemporaneamente ad altre persone e visualizzare le modifiche nel momento in cui vengono inserite. Niente più scambi continui di file.
   • Moduli facili da usare, integrati nei fogli di lavoro: è possibile creare e distribuire un questionario al lavoro. I risultati del modulo si inseriscono automaticamente in Fogli Google, dove possono essere  esaminati e analizzati.
   • I componenti aggiuntivi rendono Fogli ancora più potente: è possibile aggiungere strumenti creati da sviluppatori di terze parti per potenziare l’applicazione. E’ inoltre possibile creare componenti aggiuntivi personalizzati per il proprio dominio.

• Moduli

1. • Sondaggi e moduli facili da creare, per ogni esigenza: possono essere creati dei moduli personalizzati per sondaggi e questionari senza alcun costo aggiuntivo raccogliendo tutti i dati in un solo foglio di lavoro e analizzandoli direttamente in Fogli Google.
   • Creazione di un modulo con la stessa facilità con cui si crea un documento: è possibile scegliere tra più tipi di domande, trascinarle per organizzarle e personalizzare i valori con la stessa facilità con cui si incollano dati per creare un elenco.
   • Invio di sondaggi dall’aspetto professionale a clienti e collaboratori: i sondaggi realizzati con cura aiutano a entrare in contatto con i utenti per raccogliere informazioni preziose. Aggiungendo immagini, video e utilizzando una logica personalizzata per offrire un’esperienza positiva agli intervistati si possono ottenere risultati incredibili.
   • Analisi delle risposte con i riepiloghi automatici: è possibile visualizzare le risposte mentre vengono ricevute in tempo reale potendo anche accedere ai dati non elaborati e analizzarli con Fogli Google o altri software.
   • Condivisione di moduli via email, link o sito web: è facile condividere i moduli con persone specifiche o con un pubblico più ampio incorporandoli sul sito web o condividendoli tramite Google+, Facebook o Twitter.
   • Creazione di moduli più intelligenti: le regole di convalida dei dati garantiscono che gli indirizzi email siano formattati adeguatamente, che le date siano corrette e che le persone visualizzino le domande appropriate in base alle loro risposte precedenti.
   • Creazione delle domande e analisi dei risultati in collaborazione: la collaborazione in tempo reale aiuta a creare il modulo più rapidamente e consente di analizzare i risultati insieme ai collaboratori senza dover inviare più versioni dello stesso file.

• Presentazioni

1. • Presentazioni fantastiche create in collaborazione: è possibile creare e modificare presentazioni dall’aspetto professionale direttamente nel browser, senza scaricare alcun software. Più persone possono lavorare contemporaneamente, così tutti hanno sempre l’ultima versione.
   • Commenti, chat e modifiche in tempo reale: è possibile lavora online su un’unica presentazione con un partner aziendale, con tutto il team o con contatti esterni. Ognuno ha la facoltà di decidere chi è autorizzato a modificare, a visualizzare o solo ad aggiungere commenti.
   • Diapositive facili da progettare: è possibile iniziare da zero oppure velocizzare l’operazione scegliendo un modello. E’ possibile perfezionare le presentazioni con video, immagini, disegni e transizioni fluide.
   • Funziona su PC, Mac, cellulare e tablet: le diapositive possono essere presentate o visualizzate dal telefono o dal tablet, così è sempre possibile provare la presentazione fino all’ultimo minuto.
   • Cronologia delle revisioni illimitata: le presentazioni vengono salvate automaticamente online e le versioni sono conservate a tempo indefinito senza influire sulla quota di archiviazione di Drive, così si può tenere traccia delle revisioni e annullarle.
   • Controlli di condivisione semplici: condividere è facile assegnando le autorizzazioni per determinare chi può visualizzare e modificare le diapositive. E’ possibile anche convertire facilmente Presentazioni nel formato desiderato per condividerle con gli altri.

• Google Sites

1. • Siti web facili da creare per i team: è facile lanciare una piccola intranet per l’azienda, un sito di progetto o un portale per i clienti con un intuitivo strumento per la creazione dei siti. Tutto senza scrivere una sola riga di codice.
   • Creazione di siti di progetto: è possibile creare siti con la stessa facilità con cui si scrive un documento con un editor intuitivo. Anche chi non è uno specialista IT o a uno sviluppatori web può condividere siti lasciando il tempo ai professionisti di dedicarsi a cose più importanti.
   • Concentrazione di contenuti interessanti in un’unica posizione: è possibile sviluppare siti per i team con i contenuti importanti dei progetti, i materiali di vendita più recenti o le informazioni per la cena aziendale.
   • Ricerca powered by Google per trovare contenuti in Sites: è possibile utilizzare la ricerca Google per trovare le informazioni giuste su tutti i siti interni.
   • Aggiungiunta rapida di contenuti con i gadget: è possibile migliorare il sito incorporando calendari, mappe, video, fogli di lavoro, presentazioni e altro ancora. Tutti possono avere accesso agli aggiornamenti e ai contenuti più recenti da un’unica posizione centralizzata.
   • Dati al sicuro grazie ai controlli di condivisione: è possibile determinare quali utenti e gruppi sono autorizzati a visualizzare o modificare un sito che può essere disponibile per colleghi specifici, intera organizzazione o chiunque sul Web.

Questa panoramica dovrebbe essere sufficiente per far capire come Google Apps for Work possa rappresentare un sistema che all’interno di un team di lavoro può fare la differenza.